Trong ngành cơ khí sản xuất linh kiện, tốc độ và sự chính xác trong vận hành đóng vai trò quyết định đến tiến độ giao hàng và chất lượng đầu ra. Xưởng cơ khí A.D, một doanh nghiệp tại Bình Dương chuyên sản xuất linh kiện máy nông nghiệp, từng vận hành hoàn toàn dựa trên các nhóm Zalo rời rạc. Mỗi bộ phận sở hữu một nhóm riêng: sản xuất, kỹ thuật, QA, điều phối, cập nhật thông số, xử lý sự cố. Tuy nhiên, khi khối lượng công việc tăng lên, chính đội ngũ của xưởng bắt đầu cảm nhận sự hỗn loạn trong quy trình giao tiếp nội bộ.
Thực trạng trước khi áp dụng OmiChat
Điều phối viên thường xuyên gửi cập nhật công việc vào nhóm Zalo chung, nhưng thông tin lại không đến được người phụ trách. Trưởng sản xuất không nhận được dữ liệu QA đúng lúc. Bộ phận kỹ thuật chỉ nắm thông tin trong nhóm riêng của mình. Khi có sự cố, thông tin bị trôi, không ai chịu trách nhiệm xử lý, khiến tiến độ đình trệ, giao hàng trễ hẹn và trải nghiệm khách hàng bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Một sự cố trong sản xuất đã buộc ban giám đốc đặt câu hỏi quan trọng: “Chúng ta có đang phụ thuộc quá nhiều vào Zalo cá nhân mà không có hệ thống quản trị thông tin nội bộ đúng nghĩa?”
Đây cũng là thời điểm đội kỹ thuật A.D tình cờ đọc một bài chia sẻ về OmiChat trong cộng đồng doanh nghiệp sản xuất trên Facebook. Họ nhận ra nhiều xưởng khác đang gặp vấn đề giống mình: dữ liệu phân tán, thiếu minh bạch, thiếu theo dõi trách nhiệm và không thể kiểm soát tiến độ công việc.
Sau khi liên hệ và trải nghiệm demo, A.D quyết định thử nghiệm OmiChat trong 1 tuần. Sự khác biệt xảy ra gần như ngay lập tức.
OmiChat giải quyết bài toán vận hành của xưởng như thế nào?
Khi kết nối tài khoản Zalo của từng bộ phận vào OmiChat, toàn bộ tin nhắn từ QA, kỹ thuật, điều phối, hành chính và sản xuất được gom về chung một giao diện. Mọi trao đổi đều minh bạch, dễ theo dõi và không còn phụ thuộc vào việc “ai đã xem tin nhắn chưa”. Việc trao đổi nội bộ vốn rời rạc được tái cấu trúc thành quy trình liền mạch, có người nhận việc, có deadline rõ ràng và trạng thái công việc được cập nhật liên tục cho đến khi hoàn tất.
Nhân viên không còn phải liên tục nhắn hỏi lại đồng nghiệp hay lục tìm thông tin trong hàng chục nhóm Zalo. Thay vào đó, tất cả dữ liệu được phân loại theo đầu công việc, và mỗi nhiệm vụ đều có người chịu trách nhiệm. Khi QA gửi hình ảnh sản phẩm lỗi, kỹ thuật và điều phối đều thấy ngay trong giao diện OmiChat. Khi điều phối cập nhật tiến độ, trưởng sản xuất không cần chờ ai gửi lại thông tin. Toàn bộ hành trình trao đổi được bảo toàn ở cùng một nơi.
Tái cấu trúc quy trình nội bộ theo hướng có trách nhiệm – có minh bạch
OmiChat giúp xưởng A.D tái tạo lại quy trình vận hành theo mô hình “một nguồn dữ liệu chung”. Mỗi bộ phận không còn làm việc dựa trên cảm tính hay ghi chú cá nhân. Mọi tương tác đều được ghi nhận lại theo thời gian thực. Điều này giúp quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất và biết chính xác ai đang xử lý việc gì, việc nào đang chậm trễ và nguyên nhân xuất phát từ đâu.
Đặc biệt, những công việc liên quan đến đánh giá chất lượng sản xuất vốn dễ bị bỏ sót nay được theo dõi chặt chẽ hơn. Mỗi phản hồi đều được lưu trữ, từ hình ảnh lỗi, mô tả sự cố cho đến bước xử lý cuối. Doanh nghiệp có thể truy xuất lại bất kỳ thời điểm nào để phục vụ đánh giá định kỳ hoặc xử lý khiếu nại khách hàng.
Giảm sai sót, tăng tốc độ và giảm tải cho đội QA, kỹ thuật và điều phối
Trước khi áp dụng OmiChat, QA và kỹ thuật là hai bộ phận chịu áp lực lớn nhất trong quy trình sản xuất vì phải xử lý hàng trăm tin nhắn từ nhiều nhóm khác nhau mỗi ngày. Họ liên tục bị yêu cầu xác nhận lại thông tin, kiểm tra lại hình ảnh hoặc nhắc lại tiến độ. Điều này khiến quy trình xử lý dài hơn và dễ xảy ra sai sót.
Sau khi dùng OmiChat, quá trình luân chuyển thông tin trở nên rõ ràng và liền mạch. Mỗi công việc đều có thời hạn, người phụ trách và trạng thái. Khi công việc hoàn thành, quản lý biết ngay lập tức. Nếu chậm tiến độ, hệ thống hiển thị cảnh báo để xử lý kịp thời. Nhờ đó, sai sót giảm đáng kể, thời gian xử lý công việc nhanh hơn và các bộ phận hợp tác hiệu quả hơn.
Thay đổi góc nhìn về chuyển đổi số trong ngành cơ khí
Điều khiến ban lãnh đạo A.D ấn tượng nhất không chỉ là việc công việc trở nên trơn tru hơn, mà là nhận thức mới về chuyển đổi số. Họ hiểu rằng chuyển đổi số không phải là triển khai hệ thống lớn lao, tốn kém, mà là xử lý tận gốc bài toán luân chuyển thông tin và trách nhiệm giữa các bộ phận.
OmiChat không chỉ giúp gom tin nhắn mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa vận hành có hệ thống, nơi mọi thứ đều có người làm, có người giám sát và không phụ thuộc vào cảm tính cá nhân. Điều này đặc biệt phù hợp với ngành sản xuất – nơi một sai sót nhỏ có thể gây thiệt hại lớn.
Kết luận: Xưởng cơ khí A.D chuyển từ rối loạn sang vận hành có trật tự
Sau thời gian áp dụng OmiChat, xưởng cơ khí A.D đã giảm tỷ lệ sai sót trong sản xuất, tăng tốc độ phối hợp liên phòng ban và giữ được sự minh bạch trong toàn bộ quá trình giao tiếp nội bộ. Nhờ đó, hiệu suất tổng thể tăng lên đáng kể. Nhân sự không phải mất thời gian tìm kiếm tin nhắn cũ, không phải lặp lại câu hỏi và không còn bị rối bởi quá nhiều nhóm Zalo.
OmiChat đã trở thành công cụ trung tâm giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và nâng cao năng lực sản xuất trong môi trường nhiều biến động. Đây là minh chứng cho việc một giải pháp công nghệ phù hợp có thể mang lại giá trị thiết thực, ngay cả trong ngành cơ khí – nơi nhiều doanh nghiệp từng nghĩ rằng “chuyển đổi số là thứ xa vời”.